16-11-2023 10 anbefalinger til anskaffelse af et energy management-system (EMS) i kommunerne

10 anbefalinger til anskaffelse af et energy management-system (EMS) i kommunerne

Af: Lise Søderberg, Gate21

16. nov. 2023

Anbefalingerne er udviklet til henholdsvis Danmark og Sverige af arbejdsgrupper bestående af kommuner fra begge lande, der har erfaringer med at implementere energiledelsessystemer. Guiden hjælper kommuner med at komme ordentligt i gang med jeres energistyringssystem (EMS), så systemet skræddersyes til jeres behov, og opstartsproblemer undgås

Afdæk hvilke funktioner dit nye EMS skal have, inden du indhenter tilbud. Stil dig f.eks. følgende spørgsmål: Hvad er jeres behov? Hvilke opgaver skal systemet dække? Hvor mange skal anvende det? Har I ressourcerne til at få fuldt udbytte af det nye EMS og dermed også en ”organisation”, der kan agere på baggrund af den nye viden? Er der udviklingsmuligheder i den tilbudte løsning, så EMS’et både passer til din kommunes reelle behov nu og på sigt? Tænk langsigtet, for din kommunes behov kan også ændres.
Sørg for at det nye EMS automatisk kan opsamle og indlæse forsyningsdata fra forskellige forsyningsselskaber, så du har dine data om el-, vand- og varmeforbrug i et og samme system.
Sørg for at der kan udveksles data via åbne API’er. Relevante data findes også i eksterne datakilder (f.eks. om kommunens solforbrug, energimærker, vejrdata og data fra egne bimålere) og kan være væsentlige at få integreret i dit nye EMS, ligesom det er vigtigt at kunne trække data ud af systemet igen. Brug kræfter på en god datastruktur og sørg for at dit nye EMS kan trække på grunddata (BBR og adresser f.eks.), så disse stamdata kun skal ajourføres i de autoritative grunddataregistre.
Data om energiforbruget skal som minimum kunne indlæses pr. timebasis, såfremt disse data findes.
Det skal være muligt at strukturere sine bygningsdata, for at fået godt overblik over som bygningsportefølje, så man nemt kan benchmarke efter f.eks. samme bygningstype i ens kommune.
Sikr dig, at systemet håndterer forskellige brugerprofiler og læg vægt på brugervenligheden. Brugerfladen skal være nem og give overblik, så den kan anvendes af flere forskellige medarbejdergrupper.
Data giver overblik og åbner op for forståelse og handling, og en af disse handlinger sker f.eks., når data visualiseres ud fra valgfri parametre (tid, bygning/ - er, varmeform, forbrug etc.) og formidles specifikt til særlige målgrupper (ledelse, tekniske servicemedarbejdere etc.).
Få et EMS der kan hjælpe jer med at agere, når der er behov. Det indebærer, at det skal være muligt i EMS-løsningen at kunne generere alarmer baseret på kriterier defineret af kommunen. Advisering om alarmer skal automatisk kunne sendes til en eller flere personer via e-mail eller SMS med information om årsagen til alarmen. Men vær varsom med mængden af alarmer – for mange fører til resignation.
Stil krav til leverandøren om ejerskab af hardware (leveret af EMS leverandøren) samt brugsret og ejerskab til data, der findes i og indhentes til EMS - også når kontrakten ophører. Det gælder også, de informationer der genereres på baggrund heraf.
Sørg for at den leverandør, I vælger, kan give den fornødne rådgivning, når EMS skal implementeres og også efterfølgende. Det gælder både undervisning og support, ligesom det er vigtigt, at leverandøren også har interesse i at udvikle EMS-løsningen de næste mange år.