Sådan får du mest ud af dine kvadratmeter og skrivebordspladser

Spørger man Dorthe Deleuran, hvad der først og fremmest gør, at kunder henvender sig til IoT Fabrikken for at få målt på brugen af deres kontorer, mødelokaler og borde, svarer salgschefen fra IoT-fabrikken prompte:

‘Dokumentation,’ siger hun og uddyber:  

‘Det handler om at få dokumentation på, at der enten er for meget eller for lidt plads. Lederne siger, at deres medarbejdere er på kontoret, og det er rigtigt. For medarbejderne er der netop ofte, når lederen er der, men ikke nødvendigvis, når lederen ikke er der. Går vi rundt og kigger, kan vi se, at pladserne langt fra bliver brugt hele ugen, og at bookede mødelokaler står tomme,’ fortæller Dorthe Deleuran, der de sidste to år har rådgivet et stigende antal kommuner og virksomheder om space management. 

Hun og resten af teamet i IoT Fabrikken arbejder intensivt med disciplinen, der handler om at skære arealet til, så omkostninger og energiforbrug bliver så småt som muligt, samtidig med at der skabes en moderne indrettet arbejdsplads, hvor medarbejderne trives og er produktive. 

Kort fortalt består IoT Fabrikkens løsning i bittesmå bordsensorer, der sættes op under skrivebordspladser og ved hver plads i mødelokalet. 

Sensorerne, der er på størrelse med et frimærke, måler ved hjælp af varme og machine learning, hvornår det enkelte bord er i brug, og afleverer data i softwareplatformen RoomAlyzer.  

Sparer 2 millioner om året - og får nye faciliteter

Når så mange vælger løsningen til, handler det om mere end hardcore data og optimering af arealet. Nye tal viser nemlig, at vi i dag arbejder hjemme på samme niveau, som da hjemmearbejde for første gang toppede under Corona i 2021: 

‘Blødere værdier som trivsel, medarbejdertilfredshed og tiltrækningsevne fylder også for de virksomheder og kommuner, jeg taler med. De vil gerne bevare en god onboarding og en fælles kultur på kontoret. Og derfor bliver de nødt til at give medarbejderne, der nu kan arbejde hjemme, en grund til at møde ind. Så vi ser, at der bliver lavet fitnessrum og lounges, og at day beds og skærme i loftet dukker op på inventarlisten sammen med en lækker kantine. De nye generationer er heller ikke født ind i en 9-til-5-arbejdsdag. Tilbuddet skal være et andet end tidligere,’ siger Dorthe Deleuran.

Et godt eksempel på en virksomhed, der har taget IoT Fabrikkens løsning i brug, er DI, Danmarks største erhvervs- og arbejdsgiverorganisation. Her har man efter måling med sensorer taget 650 kvadratmeter ud af egen pulje og lejer dem nu i stedet ud, fortæller DI’s chef for facility management Jimmy Holck til foreningen Dansk Facilities Managements magasin 

“Vi sparer 770 kroner per kvadratmeter, og vi har samtidig en lejeindtægt på 2200 kroner per kvadratmeter. Lægger man tallene sammen, giver det knap 2 millioner kroner om året i sparede driftsomkostninger og indkommende lejeindtægter. Direkte ned på bundlinjen. Samtidig har huset fået plads til en lækker camp med bordfodbold, nye loungeområder og zoner til forskellige projekter… Det betyder også noget for ESG’en. Der er en bygherre, der ikke skal bygge de kvadratmeter et andet sted, når vi deles om pladsen”, siger han. 

Besparelsespotentialet er enormt  

Space management giver mening på mange arbejdspladser, men særligt to typer af cases går igen i følge IoT Fabrikkens direktør Jon Wichmann.  

‘Det ene er en virksomhed eller en kommune, der er blevet påvirket af Corona i forhold til hjemmearbejde, og derfor har ejendomsdriften en teori om, at der er flere pladser, end der er brug for. Den anden er vækstvirksomheden, som er i tvivl om, hvorvidt de har pladser nok eller ej,’ siger han og fortsætter:  

‘I den første case underbygger data ofte teorien. Hvis du ikke har skåret arealet til, selvom de mennesker, der før var på kontoret fem dage om ugen, nu arbejder hjemme to dage om ugen, så har du jo mindst 40% overkapacitet. Og vores mange datasæt viser faktisk, at rigtigt mange virksomheder og kommuner har mindst 50%, de ikke udnytter.’   

Og det koster, forklarer Jon Wichmann. 

“På en arbejdsplads med 1000 medarbejdere, der har 50% overkapacitet, kan du spare millioner hvert år ved ikke at have de pladser. Det kan selvfølgelig ikke lade sig gøre at skære alt fra alle steder. Men ofte kan du enten leje ud, undlade at leje af andre eller, endnu bedre, lade være med at bygge”, siger han og fortsætter. 

“Hvis vi kigger på vækstvirksomheden, så skifter behovet i de enkelte afdelinger på vækstrejsen. Her kan du løbende måle, hvem har brug for hvad, indrette efter det og på den måde udnytte dit eksisterende areal i stedet for at udvide. Det kan lyde som en kliché, men de mest bæredygtige kvadratmeter er dem, du ikke bygger”. 

Fra traditionelle pladser til free seating

Ligesom Dorthe Deleuran ser Jon Wichmann, at kontorerne indrettes på nye måder.  

‘Vi ser en bevægelse fra faste pladser over imod free seating og clean desk policy. Og her hjælper vi med at måle før og efter for at sikre, at kommunen og virksomheden finder den rette kapacitet. Det er simpelthen et redskab i den daglige drift.’ 

Det gælder blandt andet for kommunerne, der råder over landets største bygningsmasse.  

‘Kommunerne huser alt fra forvaltninger til skoler og kultur. De mange bygninger er dyre i drift, så her er der virkeligt en mening med at slå ting sammen. Det handler ofte også om, at der skal bygges nye rådhuse,’ siger Dorthe Deleuran med henvisning til blandt andet Gribskov Kommune, hvor IoT Fabrikken måler på det eksisterende rådhus, fordi kommunen gerne vil bygge nyt efter det reelle behov for plads.